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| International Documentary Film Festival Amsterdam／圖片董家瑋提供 |
文／董家瑋
2016年，我下半年有幸加入阿姆斯特丹國際紀錄片影展（International Documentary Film Festival Amsterdam，以下簡稱 IDFA）節目部實習，擔任助理策展人（Assistant Programmer）近半年。針對 IDFA，已有不少業界人士寫過詳盡的影展介紹專文（去年的介紹可以參考此篇），因此我就不再對影展期間的展映活動多做敘述，而會聚焦在我個人的實習經驗，著重討論影展機構內部的組織運作及節目部的工作規劃等，分享在 IDFA 的工作經驗和對此國際影展的個人主觀式的觀察。
邁向三十週年：IDFA的新挑戰
IDFA 堪稱是目前世界上最大的紀錄片影展之一，也是歐洲紀錄片圈歷史最悠久、最重要的交流平台，於去年（2016）11 月舉行的第 29 屆影展，據影展機構內部統計，觀影人次再度創下 28 萬新高，參與的業界人士也逾三千人。在 IDFA 穩定茁壯、即將邁入 30 週年的此時，也面臨了新的挑戰。2015年，影展創辦人兼長久以來的藝術總監（Artistic Director）Ally Derks 女士宣佈即將於 2017 年第 30 屆影展時正式引退，將影展策劃的重責大任交給下一任藝術總監。事實上，從去年影展結束之後，Derks 就逐步退出影展節目策劃的核心。在 2016 至 2017 年這段期間由視覺影像藝術家 Barbara Visser 女士擔任過渡期的藝術總監（Interim Artistic Director），負責統籌 2017 年影展的規劃。正式的藝術總監一職，基本上開放給世界各地的策展專業人士申請，經由 IDFA 委員會（IDFA Board）和影展機構的成員共同討論遴選，決定最終人選，並預計於 2017 年第 30 屆影展結束之後公布。因此，對 IDFA 來說，2016 至 2017 這兩年，是變化極大的一段時期——除了人事的大變動以外，影展官方網站和資料庫系統都在 2017 年初進行全面升級和改版，團隊成員的工作模式也因而需要進行調整。
以下文章將先簡略介紹主責影展節目策劃的節目部（Program Department）組織架構，和我在其中實習的概況，接著分享我在工作中觀察到的影展營運的策略。
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| 2016 年影展開幕儀式和開幕片放映首次於阿姆斯特丹歷史悠久的皇家戲院 Carré 舉辦／圖片董家瑋提供。 |
IDFA 上設有委員會（IDFA Board）監督和指導機構的營運和影展走向，記者出身的荷蘭媒體大亨 Derk Sauer 自 2007 年開始擔任委員會的主席。委員會之下，主掌影展實際營運的是影展總監和藝術總監。影展總監（Festival Director）擔任財務總長的身份，負責控管機構的財務營運，藝術總監（Artistic Director）則主掌節目策劃的方向，可說是影展的靈魂人物，多年以來都由創辦人 Derks 擔任。財務和策展由兩位總監分權負責，在影展節目求新求變的同時也確保機構能夠維持穩定發展。實習期間常看到負責財務的影展總監和策展人們討論節目的安排、宣傳和預期票房等非常實際的議題，可以看出即使 IDFA 長期穩定接受歐盟、荷蘭政府和私人藝文機構的補助，票房收入對機構的營運仍不可或缺。
在藝術總監的帶領下，IDFA 節目部由數位策展人組成。包含負責統籌的首席策展人（Head Programmer）在內，2016 年影展籌備期間共有六位年資、專擅領域各異的策展人。因為 IDFA 的節目單元繁多，每個策展人各自負責兩至三個不同的節目單元，並依工作量做調整，同一單元也可能由兩個策展人共同負責。每年各個主競賽單元的負責人基本上維持不變，但其他單元則會依情況作調整。
值得一提的是，「新媒體和紀錄片實驗室」（New Media / IDFA DocLab）的策展團隊，理論上雖然是節目部的一部分，但因為他們負責的作品形式與傳統的紀錄片截然不同，大部份牽涉到多媒體裝置的呈現，徵件的標準和程序更是迥異於其他影展單元，因此他們的選片和節目策劃是相對獨立的，通常和節目部分開執行業務。
2016 年，IDFA 節目部招收兩位實習生。除了我以外，另一位實習生來自哈薩克，主要負責「學生競賽」單元（Student Documentary Competition）和非競賽類的「年度精選」單元（Best of Fests）；我則負責非競賽的「世界大觀」單元（Panorama）和主題單元「寂靜之眼」（The Quiet Eye）。我們兩人各自負責 50 部左右的入選影片，包含所有的聯繫事宜——從選片、和影人聯絡、索取影片資訊、確認影人出席、放映場次的溝通和 DCP 拷貝的協調等全部都獨立包辦。每週節目部會固定開會，向大家匯報各自的工作進度並提出問題共同討論。此外，九月初徵件結束、選片階段開始之後，策展人也需要密集跟各單元的選片委員開會討論片單。隨著影展期的逼近，節目部的策展人，包括實習生在內，也經常需要為了各自負責的節目單元和其他部門（接待、媒體聯絡、製作執行、票房、映後座談和首映等部門或工作小組）的負責人以及與 IDFA 合作的技術團隊（註1）開會協調各種工作執行的細節。總的來說，IDFA 的組織扁平化，團隊成員之間幾乎沒有所謂的上下屬之分，無論是節目部內或跨部門的溝通都非常直接，橫向協調迅速。
2016 年是 IDFA 首度招募國際實習生，從一開始的實習面試，首席策展人 Martijn te Pas 和人資部主管就表明他們把實習生當作能夠獨立負責的團隊成員看待，不希望我們只是遵循指示做行政庶務，而是能真正參與影展策劃並在過程中貢獻自己的想法。節目部給予實習生極大的自主空間，交與我們負責的節目單元便是由我們獨立管理，在能準時於期限前妥善完成工作並定時更新動態的前提下，策展人通常不會干涉我們安排工作的方式；一切聯繫事宜除非溝通必要，都不需副本給策展人。
對實習生全然的信任，讓我感到有些吃驚，也覺得頗有壓力，但工作逐漸上手之後，這樣的信任讓人備受激勵、更想把工作做好，遇到問題時也能輕鬆的提出討論，共同想辦法解決。不可否認的是，作為不會荷蘭文的國際實習生在百分之九十的成員都是荷蘭人的 IDFA 團隊工作，對我和影展團隊都是第一次嘗試，過程中歷經許多磨合，也免不了有語言上的隔閡。但回想起來，IDFA 團隊成員之間平等的工作關係、對個人高度的尊重以及開放直接的討論空間讓我在整個實習期間一直都覺得備受信任和支持，即使有許多困難也能一一克服。
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| IDFA 的辦公室隱身在離市中心不遠的菲德里克廣場（Frederiksplein），是一棟五層樓建築／圖片董家瑋提供。 |
數位時代，支撐影展運作的資料庫系統
實習期間恰好參與 IDFA 在人事、軟硬體大變動前夕的準備工作和討論，發現到即使這機構歷史悠久且組織龐大，影展團隊還是極為靈活並積極追求進步，期望能在變化快速的數位時代跟上技術革新的腳步，隨時檢驗內部組織工作的流程並進行調整。
在 IDFA，資料庫系統可說是機構日常運作的命脈，資料庫停止運作的話，各部門的工作都會停擺。IDFA 早在 2000 年左右就建置了一套獨立的資料庫系統，裡面詳盡的儲存所有機構運作的相關資訊。資料數系統裡細分有數個子資料庫，例如：IDFA 影展資料庫、Forum 提案會資料庫、Docs for Sale 市場展資料庫、Academy 學院資料庫、Guest 參展人士資料庫等，分門別類存放歷屆影展各式活動的資料，經年累積下來相當可觀。各個子資料庫之間也充分相互連結，方便做交叉檢索，要查詢某部影片的參展歷史、某位影人的歷年作品，或是某發行商過去經手的影片清單絕非難事。除此之外，還有一個 Research 研究資料庫，用來存放策展人至世界各地參加影展或提案會蒐集來的影片及影人資訊。例如參加某紀錄片提案大會，發現某些尚在前製階段、具有潛力的案子，策展人就會把資料（導演、製片、出產國、劇情簡介等基本資料和策展人的個人評語等）先輸入至資料庫系統中，定期做後續追蹤。之後在 IDFA 開放徵件期間主動去信詢問影片是否即將完成、是否有意願報名該屆影展。
我在 2016 年 7 月開始實習之初，除了協助處理徵件和報名的相關事宜以外，主要就是負責追蹤研究資料庫裡的影片現況，去信詢問影人影片是否已屆完成並邀請他們報名送件。若影片尚未完成但有新進度（如：已由前製期進入拍攝階段、獲得某提案大會的獎項等）也需要在資料庫裡做更新以便未來能持續掌握影片現況。因為有這整套資料庫系統完善的運作，IDFA 節目部能夠長期追蹤國際紀錄片圈的最新動態，也在日益競爭的國際影展圈中盡可能搶佔先機，積極爭取具有潛力的影片在 IDFA 做世界首映。更重要的是，資料庫系統的建置和維持促成機構各部門之間得以更有效率的溝通合作，也確保歷年的策展經驗能夠累積和傳承。畢竟許多影展時期的短期專案工作人員多半來來去去無法久留，有了資料庫，龐雜的資料得以整合到同一個系統裡，有效地相互連結並產生清楚的脈絡，方便未來的團隊更迅速掌握影展工作的全貌。作為一個國際影展機構，建置能夠有效典藏和活用檔案的系統是非常重要的一點，這也是我認為 IDFA 能順利運作多年並逐漸壯大規模的一項關鍵。
2017 年 1 月，IDFA 開始啟用由荷蘭當地廠商開發的線上影展資料庫系統，將舊有資料庫裡全部的資料移轉至新系統中。在啟用測試階段尚有許多問題需要解決，但預計新系統上軌道之後，新介面將更方便操作，團隊成員也能在各地隨時上線登錄系統，工作將會更有彈性，與 YouTube 和 Vimeo 等影音平台的串聯運用也更有效率。為因應變化快速的數位時代，也配合影片製作技術上根本的改變，作為一個大型國際影展，IDFA 的 IT 部門和節目部在日常工作中頻繁地進行腦力激盪，希望透過軟硬體的優化、工作流程的修正（如：影片收件、評審選片等流程），讓組織的工作能夠更順暢。
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註1：例如 DCP 拷貝和放映現場的技術統籌，IDFA 都是外包給專業團隊處理，該團隊專擅影展和藝術展覽的技術規劃和執行，與 IDFA 已合作多年，且基本上荷蘭國內主要的影展，包括鹿特丹國際影展（IFFR）、荷蘭影展（Nederlands Film Festival）、荷蘭動畫影展（Holland Animation Film Festival）等都與該團隊有長期的合作關係。
延伸閱讀
IDFA 阿姆斯特丹國際紀錄片影展實習觀察（二）：在地深耕的國際影展